قبل از هر اقدامی در فرایند حل مسئله، باید وضعیت اضطراری یا بحرانی مسئله به‌دقت بررسی شود و در صورت لزوم، اقدام فوری یا واکنشی مناسب انجام گردد.
اقدام فوری یا واکنشی (Reaction Plan)
اقدام فوری یا واکنشی به اقداماتی اطلاق می‌شود که به‌سرعت و به‌صورت موقت برای کنترل و کاهش اثرات یک مسئله، حادثه، مشکل یا نواقص در فرایندها یا محصولات اتخاذ می‌شود. هدف اصلی این اقدامات، جلوگیری از گسترش مشکل و حفظ کیفیت محصولات و خدمات است.
به بیان دیگر برخی از اقدامات فوری یا واکنشی در جهت قرنطینه کردن مشکل است. این اقدامات مقدم بر بررسی، ریشه‌یابی و حل اساسی مسئله است.
مثال ۱ بروز آتش‌سوزی در کارخانه:
- اقدام فوری یا واکنشی: خاموش‌کردن آتش.
- اقدام اساسی: بررسی و ریشه‌یابی علل آتش‌سوزی و رفع آنها برای جلوگیری از بروز مجدد.
مثال ۲ شناسایی و اعلام عوارض شدید و ناخواسته یک دارو
- اقدام فوری: فراخوان دارو و جمع‌آوری آن از کلیه داروخانه‌ها و محل‌های توزیع
- اقدام اساسی: بررسی دلایل ریشه‌ای بروز مسئله و رفع آنها برای جلوگیری از بروز مجدد.
مثال ۳ شناسایی بیماری همه‌گیر/ واگیردار
- اقدام فوری: قرنطینه کردن بیماران و شروع درمان
- اقدام اساسی: بررسی برای یافتن درمان اساسی نظیر واکسیناسیون و تهیه دستورالعمل‌های بهداشتی.
تعیین اقدامات موقت
پس از شناسایی مسئله، باید اقدامات واکنشی طراحی شوند که به‌سرعت قابل‌اجرا باشند. این اقدامات باید به‌گونه‌ای باشند که تأثیرات منفی مسئله را کاهش دهند.
اجرای اقدامات
اقدامات موقت باید به‌سرعت اجرا شوند. این مرحله شامل تخصیص منابع لازم و تعیین مسئولیت‌ها برای اجرای اقدامات است. در این مرحله، ارتباطات داخلی نیز بسیار مهم است تا همه افراد در جریان قرار گیرند.
ارزیابی و نظارت
پس از اجرای اقدامات موقت، باید نظارت مستمر بر وضعیت و ارزیابی تأثیرات این اقدامات انجام شود. این مرحله به سازمان کمک می‌کند تا از کارایی اقدامات موقت اطمینان حاصل کند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کند.
تمرین‌های اقدام فوری یا واکنشی (Reaction Plan)
تمرین ۱:
یک وضعیت اضطراری را شبیه‌سازی کنید و یک برنامه واکنشی برای آن طراحی کنید.
تمرین ۲:
در یک پروژه تیمی، یک برنامه واکنشی برای مقابله با ریسک‌های احتمالی تدوین کنید.
تمرین ۳:
تحلیل کنید که در چه شرایطی یک برنامه واکنشی اثربخش‌تر از برنامه‌ریزی بلندمدت است.
